Für wenige ältere Kinder passt oft eine vertraute Betreuungsperson. Bei vielen Kindern, Kleinkindern oder einer langen Feier nimmt Ihnen eine Agentur mehr Arbeit ab. Sie kann die Planung übernehmen, Material mitbringen und mehrere Betreuungskräfte stellen. Wichtig sind die Erfahrung der Betreuungsperson, klare Absprachen und ein Angebot, das Sie geprüft haben.

Agenturen verlangen mehrere Hundert Euro. Private Betreuung kann weniger kosten, doch Sie müssen selbst die Organisation und den Versicherungsschutz klären. Aufsichtspflicht heißt, ein Kind vor Gefahren zu schützen und zu verhindern, dass es anderen Schaden zufügt. Wer dafür verantwortlich ist und was genau dazugehört, hängt von Ihrer Absprache ab.

Welche Betreuung passt?

Eine Bekannte oder ein Babysitter aus Ihrem Umfeld kennt die Familie vielleicht schon, und Sie können direkt mit der Person sprechen. Das passt besonders, wenn nur wenige Kinder dabei sind, die Betreuung einfach zu organisieren ist und die Person Erfahrung mit dem Alter der Kinder hat. Das Brautpaar muss trotzdem klären, wer Spiele und Essen organisiert, Pausen plant und für Notfälle zuständig ist.

Eine Agentur kann die Feier planen und die Kinder vor Ort betreuen. Manche Anbieter bringen Spiel- und Bastelmaterial mit, richten einen Ruhebereich ein oder planen Aktivitäten passend zum Alter der Kinder. Für größere Gruppen können sie mehrere Betreuungskräfte einsetzen. Diese Leistungen sind nicht in jedem Angebot enthalten. Fragen Sie auch nach Ersatzkräften, Versicherungsschutz und der Ausbildung oder Erfahrung der Betreuungskräfte.

Punkt Bekannte oder private Betreuungsperson Professionelle Agentur
Vertrautheit Kinder kennen die Person möglicherweise schon. Die Betreuungsperson ist den Kindern möglicherweise zunächst fremd.
Planung und Material Das Brautpaar organisiert vieles selbst. Planung und Material können im Angebot enthalten sein.
Gruppengröße Eine Person kann bei vielen oder kleinen Kindern schnell überlastet sein. Mehrere Kräfte lassen sich häufig buchen; der Betreuungsschlüssel ist je Anbieter verschieden.
Ausfall Ersatz müssen Sie meist selbst finden. Ein Ersatzpersonal-Pool ist möglich, aber nicht automatisch zugesichert.
Kosten Bei kurzer oder unentgeltlicher Hilfe oft günstiger. Höherer Preis, dafür können mehrere Leistungen enthalten sein.
Sicherheit Hängt von Erfahrung, Absprachen und Versicherung ab. Anbieterangaben und Vertragsbedingungen müssen Sie ebenfalls prüfen.

Was Agenturbetreuung kostet

Die Preise unterscheiden sich je nach Anbieter und zeigen nicht, was Agenturbetreuung in ganz Deutschland durchschnittlich kostet. Ein Angebot der Your Perfect Wedding Company kostet für drei Stunden mit zwei Betreuungskräften und bis zu acht Kindern 390 bis 470 Euro. Laut Anbieter sind Material, Auf- und Abbau sowie die Fahrt bis 20 Kilometer um Oberhausen enthalten. Jede weitere angefangene halbe Stunde kostet dort 45 Euro.

Die Agentur KinderZeit nennt 630 Euro für drei Stunden, 780 Euro für vier Stunden und 980 Euro für fünf Stunden. Die Pakete umfassen jeweils zwei Betreuungskräfte für bis zu zehn Kinder. Fahrtkosten kommen hinzu; laut Anbieter ist die Mehrwertsteuer von 19 Prozent enthalten. Made Events nennt für ein individuell geplantes dreistündiges Angebot Preise ab 790 Euro, zuzüglich Anfahrt.

Die Preise sind nur bedingt vergleichbar, weil Anbieter unterschiedlich viel vorbereiten und verschiedene Leistungen, Materialien und Fahrtkosten einrechnen. Auch die Gruppengröße spielt eine Rolle. Lassen Sie sich schriftlich erklären, was der Preis abdeckt und welche Zusatzkosten für längere Betreuung, die Anfahrt oder eine kurzfristige Buchung entstehen.

Für eine private, bezahlte Betreuung gibt es keine belastbare bundesweite Preisstatistik. Wenn Sie jemanden anstellen, gilt grundsätzlich der gesetzliche Mindestlohn. Er beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 Euro brutto pro Stunde; gesetzliche Ausnahmen gelten unter anderem für Beschäftigte unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung.

Zwei Betreuungskräfte, die jeweils sechs Stunden zum Mindestlohn arbeiten, erhalten zusammen 166,80 Euro brutto Lohn. Damit sind noch nicht alle Kosten abgedeckt. Hinzukommen können Abgaben für den Arbeitgeber, Fahrtkosten und Vorbereitungszeit. Wie Sie die Betreuungskraft anmelden müssen, hängt davon ab, wie Sie sie beschäftigen. Die Minijob-Zentrale nennt für 2026 eine Verdienstgrenze von 603 Euro im Monat. Klären Sie vor der Zusage, ob ein einzelner Einsatz auf der Hochzeit als Minijob, kurzfristige Beschäftigung oder anders gilt. Das vereinfachte Haushaltsscheck-Verfahren gilt für Beschäftigung in einem Privathaushalt. Ob es auch für Betreuung in einer Hochzeitslocation gilt, muss gesondert geprüft werden.

Aufsicht und Versicherung klären

Die Wahl einer Agentur klärt die Aufsicht nicht automatisch. Nach § 832 BGB kann eine Person haften, wenn sie die Aufsicht über ein Kind gesetzlich oder vertraglich übernommen hat und ihre Pflicht verletzt. Ob die Person in einem bestimmten Fall haftet, hängt von den Umständen ab. Auch bei unbezahlter Hilfe durch Bekannte entscheidet die Bezeichnung „Gefälligkeit“ nicht allein über die Haftung. Schreiben Sie auf, wer die Kinder zu welcher Zeit betreut und wer bei Problemen entscheidet.

Klären Sie bei bezahlter Betreuung genau, welche Versicherung greift. Die private Haftpflichtversicherung der Betreuungskraft deckt entgeltliche Tätigkeiten nicht automatisch ab. Auch bei unbezahlter Hilfe können Lücken entstehen. Beschäftigte sind grundsätzlich gesetzlich gegen Unfälle versichert. Wo Sie die Beschäftigung melden müssen, hängt davon ab, wie Sie die Person anstellen. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass die Kinder bei einer privaten Betreuung auf der Hochzeit gesetzlich unfallversichert sind.

Bei einer Agentur sollten Sie schriftlich klären, wer Ihr Vertragspartner ist, wer die Betreuungskräfte beschäftigt und welche Haftpflichtversicherung gilt. Fragen Sie außerdem, wer die Aufsicht übernimmt und wie der Anbieter bei Krankheit, Verspätung oder einer Verlängerung der Feier vorgeht. Achten Sie darauf, dass die Antworten im Angebot und Vertrag stehen. Wenn der Anbieter mit geschulten oder versicherten Kräften wirbt, sollte er erklären können, worauf diese Aussage beruht. Die Werbung allein belegt das nicht unabhängig.

Betreuung konkret planen

Notieren Sie vor der Anfrage, wie viele Kinder kommen, wie alt sie sind und wie lange sie betreut werden sollen. Sagen Sie den Eltern, ob die Kinder während der Trauung, beim Essen, am Abend oder bis in die Nacht betreut werden. Planen Sie auch für Allergien und besondere Bedürfnisse. Halten Sie wichtige Notfallkontakte bereit.

Vereinbaren Sie, wo die Kinder spielen und essen, wie die Eltern sie zur Betreuung bringen und wieder abholen und wer währenddessen erreichbar ist. Sorgen Sie auch für einen Ruhe- und Schlafplatz für Kleinkinder. Fragen Sie in der Location, ob der Raum passt und wie Sie den Spielbereich von Gefahrenstellen fernhalten können. Legen Sie mit der Betreuungsperson fest, wer Essen und Spielmaterial mitbringt und wer den Heimweg plant.

Die Zahl der Betreuungskräfte muss zur Kindergruppe und zur geplanten Betreuung passen. Anbieter nennen unterschiedliche Richtwerte: Ein Angebot kalkuliert mit zwei Kräften für bis zu acht Kinder, ein anderes mit zwei Kräften für bis zu zehn. Daraus ergibt sich kein allgemeingültiger oder gesetzlicher Betreuungsschlüssel. Wie viele Kräfte nötig sind, hängt vom Alter der Kinder und davon ab, wie viel Unterstützung sie brauchen. Auch der Raum und mögliche Außenbereiche spielen eine Rolle. Fragen Sie die Agentur, wie sie entscheidet, wie viele Kräfte Ihre Kindergruppe braucht.

Babysitter oder Agentur wählen

Private Betreuung passt, wenn Sie eine zuverlässige und erfahrene Person kennen, nur wenige Kinder kommen und die Betreuungszeit klar feststeht. Vereinbaren Sie Aufgaben, Pausen und Notfallkontakte vorab. Wenn Sie die Person bezahlen, klären Sie zusätzlich Beschäftigungsform und Versicherung.

Eine Agentur passt, wenn viele oder Kinder unterschiedlichen Alters kommen, die Feier lange dauert oder Sie das Spielprogramm und Material nicht selbst organisieren möchten. Vergleichen Sie den Gesamtpreis und die enthaltenen Leistungen. Achten Sie dabei auf die Zahl der Betreuungskräfte, die Betreuungszeiten, Fahrtkosten, die Regelung bei Ausfällen, die Aufsicht und den Versicherungsschutz.