Hochzeitsplaner engagieren

Sie bezahlen einen Hochzeitsplaner dafür, dass er vereinbarte Aufgaben rund um Ihre Feier übernimmt. Je nach Auftrag plant er die gesamte Hochzeit, kümmert sich um einzelne Bereiche oder koordiniert den Hochzeitstag. Ein Planer ist keine Voraussetzung und spart nicht automatisch Geld. Ob er zu Ihnen passt, hängt davon ab, welche Aufgaben Sie abgeben und was das Angebot umfasst.

Welche Aufgaben übernimmt ein Hochzeitsplaner?

Ein Hochzeitsplaner koordiniert die Planung und behält Fristen, offene Entscheidungen und Zuständigkeiten im Blick. Je nach Auftrag recherchiert die Person eine passende Location, holt Angebote von Dienstleistern ein oder stimmt einzelne Gewerke miteinander ab. Auch ein Ablaufplan für den Hochzeitstag kann dazugehören.

Am Veranstaltungstag koordiniert der Planer beispielsweise die Ankunft und den Aufbau der Dienstleister. Er behält den vereinbarten Zeitplan im Auge und ist Ansprechperson für Rückfragen. Wie lange die Betreuung dauert und welche Aufgaben sie umfasst, muss im Vertrag stehen.

Die Ansprechperson der Location vertritt die Interessen des Veranstaltungsorts und kümmert sich etwa um dessen Abläufe. Ein unabhängig engagierter Hochzeitsplaner arbeitet dagegen im Auftrag des Paars. Fragen Sie deshalb nach, wer am Hochzeitstag welche Entscheidungen trifft und für welche Bereiche zuständig ist.

Welche Buchungsmodelle gibt es?

Bei einer Komplettplanung begleitet der Planer viele oder alle Schritte bis zur Hochzeit. Die Bezeichnung allein sagt jedoch nicht, ob etwa Dienstleisterrecherche, Vertragsabstimmung oder die Betreuung am Hochzeitstag eingeschlossen sind.

Eine Teilplanung eignet sich, wenn Sie einzelne Aufgaben abgeben möchten, zum Beispiel die Suche nach einer Location oder die Koordination bestimmter Dienstleister. Bei einer Tageskoordination planen Sie selbst und übergeben die Organisation für einen vereinbarten Zeitraum an eine Fachperson. Eine Stundenberatung bietet sich an, wenn Sie konkrete Fragen klären oder einzelne Entscheidungen prüfen lassen möchten.

Für diese Begriffe gibt es keine einheitlichen Definitionen. Lassen Sie deshalb im Angebot genau aufführen, was der Planer erledigt, was bei Ihnen bleibt und wann die Betreuung beginnt und endet.

Was kostet ein Hochzeitsplaner?

Der Bund deutscher Hochzeitsplaner nennt Stundensätze von 50 bis 150 Euro. Die Höhe hängt laut Verband unter anderem von Erfahrung und Region ab. Für eine Komplettorganisation einschließlich Koordination am Hochzeitstag rechnet der Verband mit etwa 100 oder mehr Arbeitsstunden.

Manche Planer berechnen ihr Honorar als Anteil am Hochzeitsbudget. Der Verband nennt dafür 15 bis 20 Prozent als Beispiele. Sie können Prozenthonorar und Stundenabrechnung nur vergleichen, wenn klar ist, welche Leistungen enthalten sind und wie der Planer rechnet. Bei einem prozentualen Honorar sollten Sie schriftlich festhalten, welche Kosten in die Berechnung einfließen und wie Budgetänderungen das Honorar beeinflussen.

Fragen Sie bei jedem Angebot nach den Fahrtkosten und möglichen Zusatzkosten für weitere Termine oder längere Einsatzzeiten. Klären Sie auch, ob Mehrstunden berechnet werden. Bei Stundenabrechnung sollte der Planer eine Aufwandsschätzung geben und zusätzliche Stunden vorher mit Ihnen abstimmen. Fragen Sie auch, ob der Planer Provisionen oder Rabatte von empfohlenen Dienstleistern erhält. Ein Netzwerk erleichtert die Suche. Allein sagt es aber nichts darüber aus, ob der Preis günstiger oder die Leistung besser ist.

Wann lohnt sich die Unterstützung?

Ein Hochzeitsplaner ist besonders hilfreich, wenn Sie viele organisatorische Aufgaben abgeben möchten. Das gilt auch, wenn Sie wenig Zeit für regelmäßige Absprachen haben oder mehrere Orte und Beteiligte koordinieren müssen. Auch wenn Sie gern selbst planen, aber am Hochzeitstag nicht selbst Dienstleister und Ablauf betreuen möchten, kann eine Tageskoordination sinnvoll sein.

Bei einer überschaubaren Feier können Sie die Planung auch selbst übernehmen, wenn Sie Freude daran haben und Aufgaben klar verteilen. Legen Sie zunächst Ihr Gesamtbudget und eine vorläufige Gästeliste fest. Prüfen Sie dann, welche Aufgaben Sie selbst erledigen möchten und welche Sie tatsächlich abgeben würden. Das Honorar gehört in die Budgetplanung; eine Reserve für unerwartete Ausgaben sollten Sie davon getrennt betrachten.

Wie wählen Sie den passenden Planer?

Die Berufsbezeichnung „Hochzeitsplaner“ ist in Deutschland nicht geschützt. Fragen Sie daher nach konkreten Erfahrungen und Referenzen, die zu Ihrer Feier passen. In einem unverbindlichen Erstgespräch können Sie prüfen, ob die Zusammenarbeit für Sie passt und der Planer Ihre Vorstellungen versteht. Eine Verbandsmitgliedschaft oder ein Lehrgang kann ein Anhaltspunkt sein, ersetzt aber nicht die Prüfung des Angebots.

Vergleichen Sie Angebote erst, nachdem Sie allen angefragten Planern dieselben Angaben zu Umfang und Eckdaten gemacht haben. So erkennen Sie, ob ein günstigeres Angebot weniger Beratungen oder eine kürzere Betreuung am Hochzeitstag umfasst. Prüfen Sie auch, ob zusätzliche Kosten anfallen. Klären Sie vor der Unterschrift insbesondere:

• Welche Aufgaben sind enthalten und welche ausdrücklich ausgeschlossen?
• Wer schließt Verträge mit Dienstleistern und wer koordiniert sie?
• Wie werden Honorar, Spesen und zusätzliche Stunden berechnet?
• Erhält der Planer Provisionen oder andere Vorteile für Empfehlungen?
• Wer vertritt den Planer bei Krankheit oder Ausfall?
• Welche Zahlungs-, Kündigungs- und Stornobedingungen gelten?

Halten Sie Leistungsumfang, Einsatzzeiten, Kosten und Ausfallregelung schriftlich fest. Prüfen Sie auch, ob Auf- und Abbau sowie eine Betreuung über die vereinbarte Zeit hinaus extra berechnet werden.