Wenn Sie für Ihre Hochzeit eine Betreuungskraft buchen, halten Sie schriftlich fest, welche Kinder sie wann und wo betreut, welche Aufgaben sie übernimmt und wer bei Problemen erreichbar ist. Die Aufsichtspflicht bedeutet, dass die Betreuungskraft die Kinder während der vereinbarten Zeit angemessen beaufsichtigt. Wenn Übergabe und Zuständigkeiten klar geregelt sind, gibt es am Hochzeitstag weniger Missverständnisse.

Regeln Sie auch Essen, Notfälle, Ausfälle und zusätzliche Kosten. Eine Vereinbarung aus der Kindertagespflege kann Anregungen geben. Sie passt aber nicht automatisch zu einer einmaligen Betreuung bei einer Feier.

Betreuungsleistung konkret beschreiben

Benennen Sie im Vertrag die betreuten Kinder oder zumindest ihre Anzahl und Altersgruppen. Halten Sie auch besondere Bedürfnisse der Kinder fest, wenn sie für die Betreuung wichtig sind. Vereinbaren Sie, welche Betreuungskräfte eingesetzt werden und ob eine Vertretung erlaubt ist. Wenn die konkrete Person entscheidend ist, sollte ein Wechsel nur nach vorheriger Absprache erfolgen.

Beschreiben Sie den Betreuungsort genau, zum Beispiel einen bestimmten Nebenraum und den angrenzenden Garten. Legen Sie fest, ob die Betreuungskraft Spiele und Bastelmaterial mitbringt und ob sie auch Ruhezeiten, Schlafbegleitung oder Toilettengänge übernimmt. Klären Sie besonders, ob Kinder den Betreuungsbereich verlassen dürfen, etwa um zur Tanzfläche zu gehen oder ins Freie zu gelangen. Ausflüge und Wege innerhalb der Location sollten ausdrücklich einbezogen oder ausgeschlossen werden.

Für eine Hochzeit gibt es keine feste Zahl von Kindern pro Betreuungskraft, die für jede Feier passt. Die benötigte Zahl an Betreuungskräften hängt unter anderem vom Alter der Kinder, den Aktivitäten und den Räumen ab. Vereinbaren Sie deshalb konkret, wie viele Betreuungskräfte vor Ort sind und was passiert, wenn die Kinderzahl steigt.

Zeiten und Übergabe festlegen

Tragen Sie Beginn und Ende der Betreuung mit Datum und Uhrzeit ein. „Während der Feier“ ist zu ungenau: Eltern und Betreuungskraft könnten darunter unterschiedliche Zeiten verstehen. Klären Sie auch, ob Ankunft, Vorbereitung und Aufräumen zur gebuchten und bezahlten Zeit gehören.

Vereinbaren Sie, wo die Eltern ihre Kinder übergeben und wieder abholen. Legen Sie fest, wer zur Abholung berechtigt ist und wie eine andere abholende Person angekündigt wird. Die Betreuung sollte erst beginnen, wenn eine zuständige Person das Kind ausdrücklich übergeben hat, und enden, wenn eine berechtigte Person es wieder übernimmt. So ist klar, wann die Aufsicht beginnt und endet.

Regeln Sie außerdem, wie eine Verlängerung angefragt wird, welchen Preis zusätzliche Zeit kostet und was bei einer verspäteten Abholung geschieht. Klären Sie Dauer und Kosten vorher, damit am Abend niemand spontan darüber verhandeln muss.

Haftung und Versicherung klären

Eltern haben nach § 1631 BGB die Pflicht und das Recht, ihr Kind zu beaufsichtigen. Wer die Aufsicht vertraglich übernimmt, kann nach § 832 Absatz 2 BGB für Schäden haften, die das beaufsichtigte Kind Dritten zufügt. Das bedeutet nicht, dass die Betreuungskraft automatisch für jede Verletzung des Kindes haftet. Entscheidend sind die Umstände des Einzelfalls und der vereinbarte Umfang der Aufsicht.

Beschreiben Sie daher, für welche Bereiche und Situationen die Betreuungskraft zuständig ist. Halten Sie fest, welche Räume für Kinder tabu sind, wer erkennbare Gefahren in den Betreuungsräumen prüft und wie die Betreuungskraft bei einem Unfall vorgeht. Eine pauschale Klausel, die jede Haftung ausschließen soll, ersetzt keine klare Zuständigkeitsregelung.

Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, welche Haftpflichtversicherung besteht und ob sie die entgeltliche Kinderbetreuung bei einer Hochzeitsfeier sowie den vereinbarten Einsatzort abdeckt. Eine private Haftpflichtversicherung der Betreuungskraft deckt bezahltes Babysitting nicht automatisch. Gehen Sie auch beim gesetzlichen Unfallversicherungsschutz nicht von einer allgemeinen Absicherung aus. Die Regeln für Kindertagespflege klären nicht abschließend, welche Vorschriften für eine einmalige private oder gewerbliche Hochzeitsbetreuung gelten.

Für bezahlte Betreuung außerhalb des Haushalts der Sorgeberechtigten ist nach § 43 SGB VIII eine Erlaubnis nötig, wenn sie länger als drei Monate und mehr als 15 Stunden pro Woche dauert. Beide Zeitbedingungen müssen erfüllt sein. Daraus folgt nicht, dass damit alle anderen rechtlichen Fragen für jede Hochzeitsbetreuung geklärt sind. Bei regelmäßig geplanten Einsätzen oder Zweifeln zur konkreten Betreuungsform kann das zuständige Jugendamt Auskunft geben.

Essen und Getränke absprechen

Schreiben Sie auf, wer Mahlzeiten, Snacks und Getränke bereitstellt, verteilt und bezahlt. Wenn Eltern Essen mitbringen, sollte klar sein, wie es gekennzeichnet und gelagert wird. Klären Sie außerdem, ob Süßigkeiten angeboten werden dürfen und ob besondere Verpflegung zusätzliche Kosten verursacht.

Informieren Sie die Betreuungskraft vor der Feier über Allergien, Unverträglichkeiten und wichtige Ernährungsvorgaben. Halten Sie fest, welche Maßnahmen im Ernstfall vereinbart sind und ob die Betreuungskraft bestimmte Lebensmittel oder Getränke nicht geben soll. Wenn besondere Kost nötig ist, vereinbaren Sie, wer sie besorgt und wer die Kosten trägt.

Ansprechpartner für Notfälle benennen

Nennen Sie eine Person, die während der Feier erreichbar ist, auch wenn die Eltern gerade nicht ans Telefon gehen. Das kann ein Elternteil oder eine ausdrücklich benannte Person aus dem Umfeld des Brautpaars sein. Geben Sie der Betreuungskraft deren Mobilnummer und vereinbaren Sie einen Treffpunkt in der Location.

Für jedes Kind sollten außerdem die Telefonnummern der Sorgeberechtigten und gegebenenfalls eines weiteren Notfallkontakts vorliegen. Legen Sie fest, wen die Betreuungskraft zuerst anruft, wenn ein Kind krank wird oder sich verletzt, und wer über eine Abholung oder das Ende der Betreuung entscheidet. Bei akuter Gefahr sollte die Betreuungskraft den Rettungsdienst verständigen können.

Besprechen Sie jedes Medikament vorher einzeln. Halten Sie schriftlich fest, ob die Betreuungskraft ein bestimmtes Medikament geben darf, welche Anweisung dafür gilt und welche Kontaktdaten sie im Notfall braucht. Eine allgemeine Zustimmung ohne genaue Angaben ist für konkrete medizinische Maßnahmen wenig hilfreich.

Absagen und Zusatzkosten regeln

Vereinbaren Sie, welche Kosten für die gebuchte Zeit anfallen und wie zusätzliche Stunden, weiteres Personal oder besonderes Material abgerechnet werden. Legen Sie auch fest, bis wann Sie die Kinderzahl oder Betreuungsdauer ändern können und welche Folgen eine Absage hat.

Für den Ausfall der Betreuungskraft sollte der Vertrag sagen, ob die betreuende Person Ersatz organisiert, wann Sie davon erfahren und ob Sie den Preis zurückerhalten, falls keine Vertretung verfügbar ist. Klären Sie ebenso, wie die Betreuungskraft vorgeht, wenn ein Kind während der Feier krank wird. Vereinbaren Sie ausdrücklich, ob Fotos gemacht und veröffentlicht werden dürfen.